Mitä Design Sprintin luoja Jake Knapp opetti suomalaisille edelläkävijöille
Aurinkoisena heinäkuun aamuna laskeutuva lentokone tarraa kiinni Berliinin Tegelin kiitorataan. Koneen matkustamossa kauneusuniltaan herää MEOMin Lead Designer Tom Rantala, jota odottaa kahden päivän tutustuminen Design Sprintin ihmeelliseen maailmaan.
Berliinin keskustassa pidettävän työpajan järjestäjänä toimii designtoimisto AJ&Smart, joka on hankkinut kouluttajaksi itse Design Sprintin luojan, Jake Knappin.
Jos lähtee takomaan oppia päähän, niin miksei hankkisi sitä suoraan parhaalta.
Kuva: Anssi Kumpula
Tomin innostus Design Sprintiä kohtaan oli alkanut niin ikään auringon alla. Edellisenä talvena, Thaimaahan suuntautuneen lomareissun matkalukemiseksi valikoitui hiljattain ilmestynyt Jake Knappin kirja Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days.
Teoksessa olivat kaikki oikeat elementit: design, ongelmien ratkaiseminen, Google Venturesissa luotu prosessi, start-up-maailma ja sprint-ajattelu. Kaiken lisäksi se oli kivunnut NY Timesin Best Seller -listalle. Tom oli etsinyt jo tovin uusia tapoja ratkoa ongelmia, jotta asiakastyössä saataisiin tehokkaammin tuloksia.
Kirja ja metodi kolahtivat välittömästi. Design Sprint oli juuri sellainen menetelmä, mitä MEOM ja koko ala tarvitsee: tarkkaan määritelty yhdistelmä käyttäjätutkimusta, design ajattelua ja prototyyppausmetodeja. Tämän avulla auttaisimme entistä paremmin asiakkaitamme ja kasvattaisimme samalla tuotekehityksestä yhä merkittävämpää liiketoimintaa.
Design Sprint on 5 päiväinen työpaja
Thaimaan pimeiden iltojen ja minttupitoisten virvokkeiden jäätyä taakse, alkoi tiedonkeruu. Miten tästä prosessista oppisi lisää? Kirja tarjosi seikkaperäiset ohjeet Sprintin järjestämiseen, mutta kuten kaikki työpaja-fasilitoijat tietävät, käytännön toteutus ei mene koskaan niin yksinkertaisen kaavan mukaan.
Tomin syynätessä Design Sprintin ja Design Thinkingin eroja interwebin syvyyksissä, osui hän saksalaisen Design Sprintiin erikoistuneen designtoimiston, AJ&Smartin YouTube-kanavalle.
Heidän asiakasreferenssinsä olivat hurjaa luokkaa ja tämä valoi lisää uskoa prosessiin. Jos maailman johtavat yritykset luottivat Design Sprintiin, oltiin oikeilla jäljillä. AJ&Smart oli tuottanut paljon sisältöä, joka tuki kirjan teesejä ja toi lisää ymmärrystä fasilitointiin ja prosessiin. Ei mennyt kovinkaan kauan ennen kuin Tomin sähköpostiosoite oli liittynyt osaksi saksalaisten markkinointirekisteriä.
Kuva: Anssi Kumpula
Sana Design Sprintistä oli levinnyt myös MEOMin sisällä. Yrityksen omat start-upit, Brella ja 27 Crags, painivat juurikin sellaisten ongelmien kanssa, joita kirjassa luvattiin ratkaista. Kasvu oli hurjaa, mahdollisuuksia oli loputtomasti, mutta aikaresurssit rajalliset. Haasteeksi nousi jatkuvasti se, että mihin juuri nyt pitäisi keskittyä.
Yhdellä kivellä oli mahdollista heittää leipiä lintujen selkäsulista. Jos Desing Sprintin metodia halusi hyödyntää kunnolla, tarvittiin lisää treeniä. Brellassa ja 27 Cragsissa oli ongelmia ratkaistavana, joten miksei laitettaisi tuulemaan? Ottamalla menetelmää hanskaan tutussa porukassa, kerättäisiin omakohtaisia kokemuksia prosessista ja sen toimivuudesta samalla, kun etsittiin sopivia kohteita Design Sprintille talon ulkopuolella. Asiakkaat ansaitsevat parasta ja testaamattomien työkalujen kanssa ei haluttu mennä ronkkimaan vieraita tuotekehityksen koneistoja.
Ensimmäiset kokeilut olivat lupaavia. Hiottavaa oli, mutta Design Sprintissä oli selkeästi itua. Oraasta piti vain kasvattaa jotakin suurempaa. Kun päätös Sprintin parissa jatkamisesta oli tehty, puuttui Onnetar peliin: AJ&Smart järjestäisi Berliinissä Design Sprint -koulutuksen, jonka vetäjänä on itse Jake Knapp.
Berliinin bootcamp eteni hiostavissa merkeissä sekä fyysisesti että henkisesti. Tanakkaa oppia ja vinkkejä sateli sieltä täältä. Fasilitointiymmärrys karttui kiivasta tahtia. Intensiivisen intiimi ilmapiiri hitsasi porukkaa yhteen ja keskustelu kävi kiivaana.
Jake Knapp osoittautui uskomattoman helposti lähestyttäväksi ja rennoksi sanfranciscolaishepuksi, joten lopulta Tom rohkaistui kysymään häneltä suoraan, että kiinnostaisiko tulla vierailemaan Suomeen. Jake kertoi, ettei ollut ikinä käynyt Suomessa ja tulisi mielellään perheensä kanssa vaikkapa yhdistetylle työ- ja lomareissulle.
Mahtavaa! Nyt vain tuumasta toimeen ja aloittamaan käytännön järjestelyt.
Jake Knappin Suomen bootcampin ajankohdaksi valikoitui talvi. Päätös perustui perhesyille: Jaken nuorin lapsi ei ollut koskaan nähnyt lunta. Pohjoisen suihkuvirtauksen jäähdyttämä helmikuinen Suomi tulisi vielä tarjoamaan Knappin perheelle pohjoista ulottuvuutta koko rahan edestä. Samalla kun kalentereita synkattiin, AJ&Smart suunnitteli oman Design Sprint Nordic Tourin järjestämistä.
Fiksuinta olisi toteuttaa Suomen vierailu designtoimistojen välisenä yhteistyönä. AJ&Smartilla olisi oma päivä ja MEOMilla olisi oma kahden päivän workshop. Loput viikosta Jake pääsisi viettämään perheen kera tutustuen suomalaiseen kulttuuriin, luontoon ja sielunmaisemaan.
Helmikuun kolmannen viikon maanantai oli h-hetki. MEOMin työpajan kumppaniksi oli tullut helsinkiläinen digitaalisen liiketoiminnan osaaja Solita, joka oli kiinnostunut levittämään Design Sprintin sanomaa omille asiakkailleen ja työntekijöilleen. Tupa oli ääriään myöten täynnä ja 70 innokasta seurasi korvat höröllä, kun Jake asteli mikrofonin kanssa lavalle.
Alkuun tuli lyhyt kertaus, mistä kaikki alkoi ja miten Design Sprint sai alkunsa. Jake halusi käyttää työaikaansa tehokkaammin ja hyödyllisemmin. Suunnittelijana hän halusi tuotteiden lisäksi suunnitella aikaa (design time), mikä on konseptina kiehtova, mutta samalla erittäin haastava. Paras tapa on saada päätöksiä aikaiseksi, pureutua suoraan ongelmanratkaisuun ja vähentää palaverien määrää. Design Sprintin ensiaskeleet oli otettu, mutta prosessin hiominen tulisi vaatimaan toistoja ja vuosien työtä.
Kuva: Anssi Kumpula
Maanantain ja tiistain aikana kirjan opetukset käytiin harjoituksina kaikki läpi. Jokainen osallistuja sai kokeilla fasilitoimista ja sprintin vetämistä. Painopiste oli fasilitoimisessa, sillä sen opettaminen kirjan sivuilla on vaikeaa. Metodi on suoraviivainen ja yksityiskohtainen, mutta ihmisten kaitseminen kohti oikeaa lopputulosta on yllättävän vaikeaa. Läsnäolijat saivat vinkkejä, miten käsitellä epäilijöitä, miten kiireinen päättäjä saadaan ujutettua mukaan prosessiin ja miten kannattaa edetä sprintin jälkeen.
Kysymys ja vastaus -osiot olivat erityisen suosittuja. Yritysjohdon suostuttelu osallistumaan oli monella mielessä ja useampikin halusi tietää, miten saada Design Sprint myytyä osaksi omaa arkea. Helpointa on aloittaa Desing Sprintin sisäänajo sellaisen tiimin kanssa, joka tarvitsee epätoivoisesti apua. Metodeja kannattaa ottaa vähitellen käyttöön ja testata niiden toimivuus pienempien ongelmien kanssa. Näin on helpompi perustella viikon mittaisen sprintin järjestämistä.
Keskiviikkona oli vuorossa AJ&Smartin päivän pituinen workshop. Uusi utelias joukko kerääntyi kuuntelemaan mestarin messua Design Sprintistä. Yhteen päivään puserretussa työpajassa tahti oli erityisen tiukka ja harjoituksiin ei kyetty syventymään kovin perusteellisesti.
Pääpaino oli prosessin, mahdollisuuksien ja tavoitteiden ymmärtämisessä. Kuuntelijat nauttivat kalifornialaisen pehmeästä puhetavasta ja oivalluksista.
Kuva: Anssi Kumpula
Kolmen päivän aikana tutustutettiin yli 120 ihmistä Design Sprintin filosofiaan ja käytäntöön. Siinä sivussa käytettiin tuhansia post it- lappuja, satoja fläppitaulusivuja, 48 metriä teippiä ja hukattiin 22 kynää.
Vierailun tavoite eli Design Sprintin tunnetuksi tekeminen Suomessa oli saavutettu. Nyt menetelmän harjoittajia on iso nippu ja lähettiläitä vielä enemmän. Samalla loputkin MEOMin suunnittelijat ja työpaja-fasilitoijat saivat oppinsa suoraan Jakelta.
Lentokoneen renkaat purevat jäiseen tantereeseen Helsinki-Vantaan kentällä. Matka vie Jake Knappin perheineen kohti Kööpenhaminaa ja seuraava workshoppia. Suomen talven lumi ja kylmyys on nyt tullut koettua.
Parin välilaskun kautta koittaa paluu kotiin ja San Franciscoon. Knappin perheen ajatuksissa kangastelee mielikuva mökkimaisemasta ja yöttömästä yöstä – Suomen suvi kutsuu.
