Näin laadit tarjouspyynnön verkkosivuston suunnittelusta ja toteutuksesta
Tämä on verkkosivuston ostamista käsittelevän sisällön 1. osa. Lue koko blogisarja yhdestä oppaasta: Lataa verkkosivuston ostajan opas
Verkkosivuprojektin toteutusta käsittelevässä blogisarjassa tutustutaan ensimmäiseksi tarjouspyynnön laatimiseen verkkosivuprojektille.
1.1 Verkkosivujen tarjouspyynnön laatiminen:
On tullut aika, jota yrityksessäsi on odotettu pelonsekaisin tuntein jo pitkään – verkkosivut pitäisi päivittää vastaamaan nykyistä liiketoimintaa.
Edellisestä, monen mielestä epäonnistuneesta verkkosivuprojektista on opittu paljon. Ainakin se, että se oli raskas, kivulias ja kallis projekti. Uuden verkkosivuprojektin vastuu on pudonnut syliisi. Miten onnistut välttämään samat sudenkuopat, joihin edellisellä kerralla putositte?
Aloitetaan tarjouspyynnöstä.
Miksi panostaisin tarjouspyyntöön?
Saamme verkkosivustojen uudistamisesta viikoittain tarjouspyyntöjä, joista osa on huomattavasti muita selkeämpiä. Yksi yleisimmistä puutteista tarjouspyynnöissä on hinnan tiedustelu, kertomatta ensin mitä oikeastaan käytännössä halutaan ostaa.
Toisin sanoen, tarjouspyyntö on dokumentti siitä, mitä haluat ostaa. Verkkosivuprojekti ei ole ostokohteena yksinkertaisimmasta päästä.
Toisin kuin autokaupassa, valmista pakettia ei voi valita vain sormea osoittamalla, vaan verkkosivut syntyvät kahden organisaation, tilaajan ja toimittajan yhteistyön tuloksena. Verkkopalvelua ei yksinkertaisesti ole olemassa ennen kuin tilaaja ja toimittaja yhdistävät tietopääomansa ja synnyttävät verkkosivut.
Laatimalla tarjouspyynnön seuraavien ohjeiden mukaisesti saat enemmän ja parempia tarjouksia, voit vertailla tarjouksia keskenään ja lisäät projektin onnistumisen edellytyksiä.
Mitä kohtia tarjouspyynnön tulee sisältää?
Jotta tarjouspyyntösi täyttää vähimmäisvaatimukset (ja saisit siten parempia ja selkeämpiä vastauksia), tulisi sen sisältää ainakin seuraavat kohdat:
1. Yleistiedot yrityksestä
Kuka olet ja mitä teet? Onko liiketoimintasi muuttumassa jotenkin? Tässä kohtaa kannattaa esiintyä sellaisena kuin olet. Liikevaihto ja työntekijämäärä ovat kyllä tärkeitä tietoja, mutta yrityksen persoonallisuus ei niiden kautta vielä välity. Kerro siis mahdollisimman rehellisesti ja selkokielisesti keitä olette, mitä teette ja kenelle.
Sitten yksi salaisuus. Parhailla toimistoilla riittää tarjouspyyntöjä, ja niihin vastaaminen on melko työlästä. Sopivan verkkosivutoimittajan on siis haluttava toimia sinun kanssasi. Sivustot tehdään aina yhteistyössä ja se, miten lähestyt toimittajia, on mahdollisesti pitkäaikaiselle kumppanille ensimmäinen viite siitä millaista kanssanne olisi työskennellä.Lähtöpiste verkkosivusto-uudistukseen
2. Lähtöpiste verkkosivustouudistukseen
Verkkosivuston toteutus voi olla valmiiden layouttien pohjalta tapahtuvaa teknistä toteutusta. Aivan toisessa ääripäässä taas ei vielä edes tiedetä selkeästi, että mitä palveluita tarjotaan ja kenelle.
Lähtöpisteen nettisivujen tai verkkopalvelun uudistamiseen voi kuvata monella tavalla, mutta seuraavaksi äärimmilleen yksinkertaistettu malli, jonka avulla toimittaja saa kuvaa tarpeestanne.
- Markkinointistrategia: Liiketoimintastrategia on päivitetty tai yritys on uusi. Tämän seurauksena painotukset markkinoinnissa/viestinnässä ovat muuttuneet. Ratkotaan eri ongelmia, kävijät tavoitetaan eri kanavista ja arvolupauksetkin tulisi kirkastaa.
- Konseptointi. Markkinointistrategia on selkeä ja seuraavaksi pitäisi miettiä mikä on paras tapa esittää asiat verkossa, jotta saadaan kävijälle tarjoiltua ostopolkuun istuva informaatio. Jos tavoitteena on löytää jotain uutta ja erottuvaa, niin konseptointivaiheeseen kannattaa panostaa.
- Rautalangat. Rautalangat ovat luonnos verkkosivujen rakenteesta. Tässä vaiheessa konsepti on jo kirkkaana eli sivujen rakenne ja myös visio siitä minkälainen toteutus toiveissa. Voidaan edetä rautalankaprototyypin suunnitteluun. Tämä vaihe kannattaa tehdä vähintään yhteistyössä teknisen toimittajan kanssa, jotta teknologiset mahdollisuudet ja rajoitteet otetaan huomioon. Resurssit ovat aina rajalliset ja niiden kohdistamisessa voidaan mennä reilusti metsään, jos rautalankoja luodaan ymmärtämättä tekniikkaa.
- Layoutit. Rautalangat on tehty ja seuraavaksi siirrytään yhdistämään visuaalista identiteettiä tukemaan tekstisisältöä.
- Tekninen toteutus. Tämä osio saa tyypillisesti liikaa painotusta ja monelle saattaa olla jopa synonyymi verkkosivutoteutukselle. Tekninen työ alkaa todellisuudessa jo konseptoinnissa ja päättyy julkaisuun. Jos tekninen toteuttaja osaa asiansa, niin tässä vaiheessa asiakas voi keskittyä tuottamaan sisältöä ja toteuttamaan muita markkinoinnin toimia.
Todellisuudessa verkkosivu-uudistuksen eri osa-alueet menevät päällekkäin ja jokaisessa toteutuksessa tulee ottaa huomioon lähtötila, tavoitteet, tiimi, aikataulu, kilpailutilanne jne.
3. Projektin ja kumppanuuden tavoitteet – ei vain valmiita ratkaisuja
Lista verkkosivustoprojektin harkituista tavoitteista selkeyttää kokonaisuutta itsellesi ja niille, joille tarjouspyynnön lähetät. Toimittajat saavat esittää ratkaisuehdotuksensa ja referenssinsä siitä, miten he ovat päässeet vastaaviin tavoitteisiin aiempien asiakkaidensa kanssa.
Jos toiveissa on saada kumppani, joka auttaa sivuston julkaisun jälkeen saavuttamaan tavoitteet, niin tästä on myös hyvä kertoa.
Osa verkkosivu-uudistusten toimittajista tarjoaa myös jatkokehityksen palveluita ja markkinointiapua. Jos olet valitsemassa kumppania viideksi vuodeksi ja toimittaja on toteuttamassa pelkkää projektia, niin jossain vaiheessa ratkotaan konflikteja
4. Määrittely halutuista toiminnallisuuksista
Sivustolle tulevat toiminnallisuudet kannattaa luetella saatavilla olevalla tarkkuudella. Toiminnallisuuksia voivat olla esimerkiksi:
- markkinoinnin automaatio (HubSpot tms.)
- konversiotyökalut (Leadoo tms.)
- hakuominaisuus
- kieliversiot
- tapahtumakalenteri
- geolokaatio
5. Keskeisin sivulle tuleva sisältö
Kuvaile muutamalla lauseella millaista sisältöä sivuille on tarkoitus tuottaa, ketä se palvelee, kuka sisällöntuotannosta vastaa ja käytetäänkö kolmannen osapuolen palveluita (Slideshare, Youtube jne.). Tässä vaiheessa sinun kannattaa haastatella kaikkia organisaatiosi asiantuntijoita eli yrityksesi edustajia myyntitiimistä HR-johtajaan. Heillä on todennäköisesti tarpeita sisällön suhteen.
Kuvaa myös sivuston sisällön laajuus. Esimerkiksi: etusivu, 7 palvelusivua, rekry, yritys, blogi (50 artikkelia), uutiset (100 uutista). Nämä saattavat muuttua, varsinkin, jos lähdetään liikkeelle konseptoinnista. Paras valistunut arvaus tässä vaiheessa auttaa.
6. Kuka vastaa & keitä yrityksestä osallistuu kehittämiseen
Liian monta kokkia asiakkaan päässä on varma keino viivästyttää projektin valmistumista. Ohjelmistokehityksen puolelta tuttu “product owner” -käytäntö toimii myös verkkosivuprojektissa. Valitkaa siis yrityksestä 1-2 henkilöä, jotka toimivat kasvoina verkkosivutoimittajan suuntaan.
7. Aikataulu
Sopivan kireästä aikataulusta, yleensä 5-10 viikkoa, on hyötyä sekä sinulle että toteuttavalle toimistolle. Jos kokonaisuus on laaja, kannattaa se pilkkoa pienempiin vaiheisiin.
8. Toimiston prosessi
Verkkosivujen ostajana sinun tehtäväsi on pyytää toimistoa kuvailemaan heidän prosessinsa verkkosivun kehittämiselle jo tarjousvaiheessa. Tämä on tärkeää, jotta saat tarvittavat varaukset myös omalta organisaatiolta.
9. Teknologiavaatimukset ja rajoitukset
Vastuu teknologiavalinnoista kannattaa yleensä jättää toimittajalle. Jos kuitenkin olet aivan varma siitä, että joku käytössäsi oleva teknologia rajoittaa verkkosivun toteuttamista, kerro siitä tässä. Esimerkiksi, jos verkkosivuprojekti sisältää integroinnin toiseen järjestelmään (esim. varausjärjestelmä, Hubspot jne.), kannattaa asia ilmaista selkeästi.
Julkaisujärjestelmien painotuksissa on tapahtunut viime vuosina isoja muutoksia, kun Drupal/Joomla/Episerver -toteutuksista on siirrytty yhä enemmän WordPress/HubSpot -sivustoihin. Myös no-code -ratkaisut, kuten Squarespace/Wix/Readymag ovat yhä edistyneempiä.
10. Vaadittavat ylläpito- ja tukipalvelut sekä jatkokehitys
Jos kyseessä on liiketoimintakriittinen palvelu (liiketoimintasi ei pyöri ilman sivustoa), tulee sinun kertoa vaadittava ylläpidon ja tukipalveluiden taso. Jatkokehityksen osalta kannattaa kertoa, aiotteko kehittää sivustoa jatkossa aktiivisesti eteenpäin, vai pärjäättekö esimerkiksi muutamalla viilauksella vuodessa.
11. Keneltä pyytää lisätietoja
Valitse tähän tehtävään henkilö, jolla on
1) aikaa vastata toimittajaehdokkaiden kysymyksiin 2) kokonaiskuva siitä, mitä ollaan hankkimassa.
12. Referenssipyyntö
Pyydä toimittajalta vähintään 3 kpl referenssejä omaa toimeksiantoasi vastaavista toteutuksista.
13. Mitä markkinointi- ja brändimateriaaleja on käytettävissä
Ilmoita tarjouspyynnössä, mitä seuraavista dokumenteista ja artikkeleista sinulla on valmiina, ja mitä toimittajan pitää pystyä viilaamaan tai tuottamaan.
- Valokuvat
- Video
- Sisältö
- Avainsanakartoitus
- Animaatiot
14. Hinnoittelu
Jotta voit vertailla toimittajaehdokkaiden hintoja, pitää tarjouksissa olla erittely siitä, mistä kokonaishinta koostuu. Pyydä kiinteät hinnat ja/tai tuntihinnat ainakin seuraaville osa-alueille.
- Web design
- Tekninen kehitys
- Sisällöntuotanto
- Ylläpito
- Sisällön syöttäminen
- Suositeltu tietoturvan taso & ylläpito
- SEO
- Testaus
- Bugikorjaus
Joskus toimistot ilmoittavat vain arvion työmäärästä ja oman tuntihintansa. Se, että toimisto ei suostu antamaan tarkkaa kiinteää hintaa laajalle kokonaisuudelle, vaan ehdottaa projektin pilkkomista osiin, on monesti hyvä merkki.
15. Kriteerit valinnalle
Lopullinen päätös toimittajasta tehdään usein tunteella, johon vaikuttaa tarjouksen lisäksi paljolti myös yhteistyön sujuvuus. Kriteerit toimittajille tulisi kuitenkin pystyä ilmaisemaan ainakin yleisellä tasolla.
Painoarvot toimittajan valinnassa voisivat olla esimerkiksi seuraavat:
- referenssit
- toimittajan kiinnostus yhteistyöhön (keskittyykö toimittaja teidän kaltaistenne organisaatioiden palvelemiseen? Onko toteutus toimittajan ydinosaamista?)
- toteuttava tiimi
- toimittajan tekninen osaaminen (toimitusvarmuus, kokemus)
- toimittajan suunnitteluosaaminen
- yhteistyö tulevien vuosien aikana
- toimeksiannon kokonaishinta
16. Budjetti
Ilmoittamalla projektille hintahaarukan tai kattohinnan, helpotat toimistojen arviointia siitä, oletteko heidän kohderyhmäänsä, vai selkeästi liian pieni tai suuri pala purtavaksi.
Välitä tarjouspyyntö sopiville ehdokkaille
Suomessa on arviolta tuhatkunta yritystä, joiden toimintaan kuuluu jollain tasolla verkkosivujen ja verkkopalveluiden kehittäminen. Oikean toimijan löytäminen akselilta digitoimisto – viestintätoimisto – mainostoimisto –bränditoimisto on haastavaa.
Erityisen haastavaksi oikean toimijan löytämisen tekee se, että “oikea toimija” riippuu siitä kuka olet, mitkä ovat tavoitteesi ja millaisella budjetilla olet liikkeellä.
Yhteistyö lopullisen kumppanin kanssa alkaa jo tarjouspyyntövaiheessa. Potentiaalisia ehdokkaita haravoidessasi ota huomioon ainakin seuraavat asiat:
- Älä lähetä tarjouspyyntöä viiteentoista yritykseen ja jää odottamaan, että toimijat ovat sinuun yhteydessä. Olemalla itse aktiivinen saat parempaa palvelua ja pääset haistamaan onko toimija projektista innoissaan, onko se heille pakkopullaa vai ideaali projekti ydinosaamisalueella.
- Kysy suosituksia sopivista toimijoista kollegoilta ja kumppaneiltasi.
- Etsi toimijoita, joilla on kyky auttaa myyntiorganisaatiotasi.
- Toimittajariippumattomuus. Ota selvää, miten voit vaihtaa kumppania, jos homma ei toimikaan.
- Käy läpi hyviä toteutuksia, ja selvitä kuka työn on tehnyt. Löydettyäsi kiinnostavan palvelun, ota rohkeasti yhteyttä yritykseen kysyäksesi verkkopalvelun toteuttanutta tahoa.
Sitten ei muuta kuin tarjouspyynnöt askiin ja soittoa perään.
Suosittelemme jo tässä vaiheessa Excelin avaamista. Tarjousten rinnakkainen vertailu onnistuu kivasti, kun luot verkkosivuprojektista pisteytystaulukon, johon keräät tarjouspyynnöstä keskeisimmät vastaukset.
Hyviä kysymyksiä toimittajalle on listattu alla:
- Kauanko yritys on ollut olemassa?
- Minkälaista prosessia käytätte projektinhallintaan?
- Mikä on epäonnistunein projektinne, ja mitä siitä opittiin?
- Kuka projektissa toimii vastuuhenkilönä?
- Kuka tekee konkreettisen suunnittelutyön?
- Miten yhteistyötä jatketaan sivuston julkaisun jälkeen?
Toivottavasti postauksesta oli sinulle apua. Seuraavassa blogisarjan osassa käsitellään tarjousten vertailua.
Blogisarjan muut osat:
Alkusanat: Blogisarja verkkosivuston ostamista suunnitteleville
Osa 1: Tarjouspyyntö verkkosivuston suunnittelusta ja toteutuksesta
Osa 2: Verkkosivuprojektin tarjousten vertailu ja toimittajan valinta
Osa 3: Verkkosivujen design, konseptisuunnittelu ja käyttöliittymäsuunnittelu
Osa 4: Verkkosivujen sisällöntuotanto
Osa 5: Verkkosivujen tekninen kehitys ja testaaminen